La mercancía de procedencia extranjera ya fue despachada por nuestro agente aduanal, pasamos todos los trámites ante la Aduana y el transporte cubrió su recorrido a destino sin contratiempos; entonces ¿Cuál problema?  

Primero ubiquemos las razones e importancia del correcto control de la documentación aduanera y porqué resultan relevantes para todos los involucrados; partiendo del lugar donde se encuentran las mercancías de procedencia extranjera: ya en fábrica o bodega de la empresa importadora. 

Contar con los pedimentos y sus respectivos anexos completos es una obligación contenida en Ley Aduanera y respaldada por el Código Fiscal de la Federación; en tal caso los involucrados directos para su cumplimiento es la empresa importadora con el apoyo de su agente aduanal. 

Bajo este escenario, las autoridades fiscales están en plena posibilidad de presentarse en la fábrica o bodega y ejercer sus facultades de comprobación; dicho de otro modo, las autoridades aplican la visita domiciliaría o su nombre más común: Auditoría.   

Entonces los auditores solicitarán a la empresa importadora que exhiba y presente la documentación aduanera que ampare la legal estancia de las mercancías de procedencia extranjera por un periodo determinado. 

Y si hasta ese momento, en la Auditoría (y nunca antes), es cuando nace el interés de revisar la documentación aduanera… bueno, las estadísticas dicen que podría presentarse un problema. 

Los peor que puede acontecer, como terrible coincidencia claro, es que alguna(s) mercancía(s) no cuenten con pedimento alguno. 

¿Razones? Es variable, por ejemplo; si fuera el caso que el pedimento existió, sí; pero bien puede ser que un empleado lo traspapeló-perdió (físico o digital); o bien puede ser que nunca existiera antecedente alguno (no pedimento, no despacho, no nada). Sin duda todo parte de un manejo inadecuado en el control de documentos o exceso de confianza al pensar nunca nos llegará la auditoría. 

Sea la causa que fuere: NO hay pedimento. ¿consecuencias? imposición de sanciones. 

¿Y la solución? 

En esta situación potencial de empresas sujetas a una auditoría, se vuelve trascendente obtener rápidamente el documento aduanero que logre subsanar la irregularidad y esta corresponde a la regularización de las mercancías a través de: un pedimento clave A3. 

Punto aparte puede ser o no la factibilidad del pedimento A3 partiendo de supuestos tales como si la empresa es certificada o si la normatividad aplicable permite la inclusión del pedimento A3 en pleno ejercicio de facultades de comprobación. 

Aunque debo admitir que algunas veces, por no decir casi siempre, la empresa atrasa al auditor (plausible estrategia) entretanto le solicita a su agente aduanal que “para ayer” le entregué el pedimento A3 pues el auditor ya está en su fábrica. 

Resulta entonces que las prisas acogen cuna, pues la urgencia de la auditoria se replica en la agencia aduanal que elabora, valida, paga y entrega el pedimento clave A3 a su cliente importador y estar en posición de poder presentarlo al auditor. 

Pero el camino puede presentar escollos; cómo las múltiples condiciones del Identificador A3 (apéndice 8 Anexo 22 RGCE) que manejan 2 o 3 fechas; entonces ¿Cuál elegir para lograr la obtención de la firma de validación? Esto representa los principales atrasos: obtengo error y debo invertir tiempo en justificar. 

Aquí es donde entra el apoyo de los compañeros de atención a clientes de prevalidación, quienes cuentan con toda la capacidad para resolver los tramites de justificación ante la Aduana, cuyo un proceso ordenado por la misma aduana debe cumplirse. Incluso hay situaciones muy particulares que permiten sugerirle pruebas de validación al usuario y lograr obtener la bendita firma de validación. Ni que decir del valioso apoyo que en forma paralela se obtiene del sistema de captura de pedimentos y su área de soporte para culminar el proceso. 

Y si, al final, se entrega el pedimento clave A3 a la empresa importadora que a su vez lo entrega al auditor y asunto (o susto) concluido. (en esta hipotética historia de final feliz). 

¿Un consejo? 

Pues la obviedad nos dice que, como empresa importadora, NO esperemos la visita domiciliaria o auditoría para revisar la situación o estatus del control y existencia de nuestros pedimentos. 

Preferible es programar revisiones periódicas tipo “auditoría interna” que evidencie la existencia de los pedimentos y sus anexos… o no; y contar con tiempo suficiente para estar en posibilidad de poder corregir a través de la Regularización con pedimentos clave A3, con el apoyo de mi agente aduanal, el soporte del sistema de captura de pedimentos y el área de atención a clientes de prevalidación; todos ellos siempre la mejor disposición para apoyar y resolver; sin la presión de un auditor detrás.  

 Bibliografía: Art. 36-A Ley Aduanera y art. 42 del Código Fiscal de la Federación.