Si hoy hablamos del expediente digital, debemos medir el tamaño del desafío sin perder de vista las distintas responsabilidades que conlleva, hasta llegar a la solución que resuelva sus dificultades. Para empezar, pongamos sobre la mesa los datos concretos: los distintos tipos de expedientes que existen. 

1. El expediente aduanal, del art. 36-A de la Ley Aduanera, que a partir del pedimento agrupa todos los documentos del despacho: los relativos al valor; los relacionados con el transporte (por ejemplo, contrato, lista de empaque, etc.); los que demuestran el cumplimiento de regulaciones y restricciones no arancelarias, entre otros ya conocidos en el medio aduanero, incluyendo los acuses electrónicos de cada uno.
2. El expediente comercial, que deriva del art. 81 del Reglamento de la Ley Aduanera sobre la obligación de la Manifestación de Valor y sus anexos. Incluye los comprobantes de pago de las mercancías, transporte, seguros y demás gastos conexos, así como los documentos que demuestran la relación comercial (por ejemplo, contratos, órdenes de compra, etc.), entre otros.
3. El expediente jurídico, de la Regla 1.4.14. (RGCE), donde el agente aduanal recaba documentos y datos de los usuarios que solicitan sus servicios: identificación oficial y/o acta constitutiva; comprobante de domicilio; RFC o número de identificación fiscal; constancia de situación fiscal; además de tres manifestaciones bajo protesta de decir verdad emitidas por sus usuarios, más una manifestación bajo protesta emitida por el propio agente aduanal. Esta información debe actualizarse cada tres años.
4. El expediente de la materialidad, que debe elaborar el importador conforme a la Regla 3.1.42. (RGCE) y que reúne los documentos que demuestran la efectiva realización de la operación de comercio exterior y de las mercancías relacionadas. En este expediente al que el medio aduanero ha llamado “Materialidad”se integran, entre otros: contratos o títulos de propiedad del inmueble o almacén donde se guardan las mercancías o se llevan a cabo los procesos productivos; contratos de la maquinaria usada para el manejo, maniobra, almacenaje, custodia y transporte de las mercancías, o para el propio proceso productivo; y diversas manifestaciones bajo protesta de decir verdad de proveedores o clientes.

Además, si bien en los sistemas de captura de pedimentos siempre se han manejado los documentos relacionados con el despacho —es decir, el expediente aduanal del pedimento y sus anexos del artículo 36-A (LA), la realidad actual exige recabar muchos otros documentos y organizarlos en expedientes digitales. Esto aumenta la complejidad de la siguiente forma: 

1. La suma total de los documentos puede llegar a decenas de papeles por archivar.
2. Las fuentes de origen de los documentos son diversas y, una vez obtenidos, deben ordenarse en cuatro (4) expedientes con finalidades distintas.
3. La vigencia de los documentos es variable, ya sea por su propia temporalidad (por ejemplo, contratos por operación o anuales) o por la obligación de actualizarlos (por ejemplo, el expediente jurídico cada tres años).
4. Y se vuelve más crítico si se considera que, en el entorno del comercio exterior y aduanas, la autoridad exige su cumplimiento obligatorio en diversos artículos y reglas.

Estas complicaciones hacen indispensable elegir una solución que resuelva la organización, conservación, clasificación y administración de todos los documentos involucrados. Esas cualidades se encuentran en RECO Expediente Digital, la herramienta tecnológica pensada para los expedientes digitales. 

RECO Expediente Digital es seguridad 

Toda la información de los expedientes se guarda en AWS (Amazon Web Services), la plataforma en la nube de Amazon que, mediante distintos protocolos de seguridad, encripta los datos y documentos para que únicamente el usuario autorizado tenga acceso a su información, bajo los estándares internacionales ISO 27001. 

También establece distintos perfiles para la correcta gestión de usuarios: 

1. Administrador Agencia Aduanal
2. Usuario Agencia Aduanal
3. Usuario importador/exportador

A cada perfil se le pueden otorgar diferentes permisos de acceso. Es común que una empresa importadora/exportadora trabaje con varios agentes aduanales a la vez, de modo que puede asignar permisos distintos a cada uno: cada agente accede al sistema RECO Expediente Digital con un ID y una clave propios, y solo puede revisar los documentos que le corresponden. 

RECO Expediente Digital es servicio integral 

Incluye cuatro (4) programas distintos, uno para cada expediente digital, organizados por su fundamento legal: 

1. Regla 1.4.14. RGCE (expediente jurídico)
2. Art. 81 RLA (expediente comercial)
3. Art. 36-A LA (expediente aduanal)
4. Regla 3.1.42. RGCE (expediente de la materialidad, para el importador)

Al agente aduanal le corresponden los tres primeros. Al usuario importador/exportador se le suma el de materialidad, es decir, los cuatro en total. 

RECO Expediente Digital es ventaja competitiva 

La pantalla de inicio permite visualizar de primera mano los cinco (5) aspectos de mayor relevancia de las empresas importadoras/exportadoras, a las que el agente aduanal llama “clientes”: 

1. Total de clientes (número de clientes y sus respectivos expedientes).
2. Completos (número de expedientes que cuentan con todos los documentos).
3. Incompletos (número de expedientes con documentos pendientes o vencidos).
4. Bloqueados (número de expedientes bloqueados por el agente aduanal).
5. Lista negra (clientes inhabilitados para operaciones de comercio exterior).

En este último caso, el sistema verifica que el cliente importador/exportador no se encuentre en la “lista negra” del CFF. 

Además, uno de los beneficios más relevantes que RECO Expediente Digital ofrece al agente aduanal es la compilación de todos los documentos de cada empresa importadora/exportadora en un expediente jurídico único, para visualizarlos del siguiente modo: 

1. Total de documentos (listado de documentos de la Regla 1.4.14. RGCE).
2. Vigentes (documentos al corriente).
3. Vencidos (documentos que deben renovarse).
4. Verificados (ya revisados y aprobados por la empresa importadora/exportadora).
5. Carpetas completas (carpetas que cuentan con al menos un documento).

Así, el sistema ofrece una visualización rápida mediante indicadores precisos del expediente jurídico y permite validar los documentos de cada empresa antes del despacho. 

También muestra de forma automática una lista de ocho documentos considerados principales: 

1. INE.
2. Acta constitutiva.
3. Datos de contacto.
4. Comprobante de domicilio.
5. RFC / Constancia de Situación Fiscal (CSF).
6. Encomienda.
7. RFC listadospor el SAT (art. 69 CFF). 
8. Documentos de propiedad.

Sobre esta base se pueden anexar tantos documentos adicionales como se requiera. 

El módulo de carga de documentos registra fecha de emisión y fecha de vencimiento, lo que permite definir la temporalidad de cada documento (si aplica) o dejarlo con vigencia indefinida, y envía avisos anticipados cuando un documento está por vencer (el caso más común son los contratos). 

Asimismo, verifica documentos oficiales: la INE se compara contra el RENAPO, la institución gubernamental dependiente de la SEGOB encargada de registrar y acreditar la identidad de las personas que habitan en el país y de los mexicanos que viven en el extranjero. ¿RECO Expediente Digital lo valida? Sí, en tiempo real. Lo mismo ocurre con la Constancia de Situación Fiscal (CSF), que se verifica contra el portal del SAT para confirmar que los datos existan y coincidan, y con las actas constitutivas, que se revisan contra el Registro Público de la Propiedad. 

RECO Expediente Digital es un verificador en tiempo real, y ese mecanismo de verificación digital permite cuidar la trazabilidad de cada documento, desde su temporalidad hasta su existencia y validez jurídica. 

En el volumen de documentos y expedientes, contar con distintos criterios de búsqueda es la mejor estrategia de facilitación. Puede hacerse por: 

1. Folio.
2. Empresa importadora/exportadora.
3. Aduana.
4. Bloques de fechas.
5. Referencia.

En el expediente comercial, RECO Expediente Digital también ordena los documentos de la Manifestación de Valor (MV) y controla las siguientes categorías: 

1. Factura (incluye COVE y CFDI).
2. Documentos de transporte.
3. Regulaciones (permisos).
4. Certificados de origen.
5. Documentos del peso de las mercancías.
6. El propio formato de la MV.
7. El pedimento.
8. La Cuenta Aduanera de Garantía.
9. El archivo M3.
10. El encargo conferido.
11. Los comprobantes de pago.
12. Y se pueden cargar tantos documentos adicionales como se requiera.

Sobre el expediente aduanal, vale la pena aclarar que RECO Expediente Digital no solo se conecta con RECO SIR, sino que también puede interconectarse con cualquier otro sistema de captura de pedimentos de cualquier compañía y traer a RECO Expediente Digital todos los documentos que se necesiten. 

Para la Regla 3.1.42. (RGCE), se asigna una carpeta por cada bloque de documentos, conforme a los siguientes rubros: 

1. Adquisición de mercancías.
2. Uso o goce del inmueble.
3. Uso o goce del equipo.
4. Servicios especializados.
5. Nómina de trabajadores.
6. Identificación de mercancías.
7. Y otros diversos.

Las novedades de RECO Expediente Digital seguirán en el corto plazo, con nuevas funcionalidades como un asesor de inteligencia artificial llamado “Agente de IA”, que auxiliará las 24 horas del día en la carga de documentos, su organización para cada importador y la identificación de si cada documento cumple los requisitos mínimos indispensables en su contenido. 

Evita incurrir en riesgos innecesarios de infracciones y multas, pues en caso de auditorías en las que se soliciten los expedientes jurídicos, comerciales, aduanales y de materialidad, la herramienta RECO Expediente Digital lo integra todo en un solo lugar. 

Bibliografía: Ley Aduanera y su reglamento, RGCE y el propio software RECO Expediente Digital.